“Güçlü bir millet olarak bu zor günleri de birlik ve beraberlik içerisinde atlatacağımızdan şüphemiz yok”diyen Türkiye Kalite Derneği (KalDer) Yönetim Kurulu Başkanı Yılmaz Bayraktar, tüm kurumların hem kendi yaşam döngüleri için hem de umutlarımızı diri tutabilmeleri için ayakta kalmalarının ve faaliyetlerini sürdürmelerinin önemini vurguluyor. “İş sürekliliği planına göre hareket edildiği ve önceden belirlenmiş yazılı ve kayıt altındaki kural ve önceliklere uygun bir yol izlendiği sürece kuruluşların bu süreci göreceli olarak daha az zararlarla atlatabileceğini biliyoruz” ifadesinde bulunuyor. KalDer Yönetim Kurulu Başkanı Yılmaz Bayraktar iş sürekliliği planlamasına ilişkin sorularımızı yanıtladı.

Her ölçekte işletme iş sürekliliği planlaması yapmalı mı?

Büyük ya da küçük ölçekli olması fark etmeksizin tüm firmaların deprem başta olmak üzere diğer tüm doğal afetler karşısında bir kurtarma planı hazırlamış, çalışanları bilgilendirmiş, eğitmiş, tatbikatlarını yapmış olmaları büyük önem taşıyor. Söz konusu plan ve senaryolar değişen koşullara göre her yıl güncellenmeli ve paylaşılmalı.

Bu süreçte ilk atılması gereken adım ne olmalı?

Planlar içerik olarak kapsama ve etki alanı ile amaçlar, politikalar, personel sayıları ve diğer uygulamalar gibi değişkenleri irdelemiş ortaya koymuş olmalı. Olası bir depremde operasyonel sürecin aksamaması adına en gerekli ve öncelikli iş faaliyetleri belirlenmeli. Bu yapılırken firmanın tedarik zinciri ve o zincirin olası zayıf halkalarının riskleri göz önünde bulundurulmalı. Yalnızca kendi risklerine odaklanan kuruluşların kafasını kuma gömmüş deve kuşundan farkı olmayacağı bilinmelidir. Bu konunun çok yaygın bir zafiyet olduğu en baştan bilinmelidir.

Bu ilk adımları attıktan sonra önemli bir nokta çabaları sürekli hale getirmek ve kurumsallaştırmak. Bunu sağlamak için yapılması gerekenler neler?

Sürecin devamında kuruluşu tehlikeye atacak olası riskler ve tehditler, fırsatlarla birlikte belirlenmelidir ki doğal afet gerçekleştiğinde bu riskleri daha güvenilir bir biçimde yönetebilmek kolay olsun. Ardından acil durum komitesinin belirli olması, görevlerin tanımlı olması ve acil durum planlarına göre gerekli koordinasyonu sağlamaları ile beraber bu planı devreye koyacak kilit kişiler ve iş operasyonları için alternatif iletişim araçları, iletişim planları, kritik isimler ve iletişim bilgileri belirlenmelidir. Bu aşamalardan sonra ise yasal sözleşmeler, yükümlülükler, vergi beyannameleri gibi her zaman kolay ulaşılamayan belgelerle birlikte kaydedilmeli ve yedeklenmelidir. Ayrıca afet anında çalışanların soğukkanlılıklarını koruyabilmeleri için gerekli bilgilendirmeler yapılmalı, eğitimler verilmelidir. Kilit kişilerin yedekleme planları söz konusu raporlarda mutlaka belirtilmiş olmalıdır.

Tatbikatlar ve eğitimler de oldukça önemli bu süreçte değil mi?

Elbette belirli aralıklarla tatbikatlar düzenlenerek acil durumlara hazırlık seviyesi artırılabilir. Bu planlar devreye almak zorunda kalındığında ise planda öngörülen yönergelerin ana hatlarını izleyerek operasyonlara başlamak için geçici iş prosedürleri devreye alınmalıdır. İş gücünü olabildiğince hızlı geri çağırmak adına öncelik sıralamasına uygun olarak iletişime geçilmelidir. İşin devamlılığı için esas olan insan iş gücünün ayakta kalabilmesi adına gerekli koşullar sağlanmalıdır. Eğitimde verilen bilgiler doğrultusunda önce güvenlik; sonrasında ise operasyon alanı oluşturulmalıdır.

Gerekli olması durumunda varsa alternatif tesislerde de iş yürütebilmeye hazırlıklı olunmalıdır. Çalışanların bu zorlu ortamlarda operasyonel faaliyetleri yürütebilmesi için gerekli destek esirgenmemelidir. Yönetimin risk alan personelin arkasında ve yanında olduğu çalışanlar tarafından da hissedilmelidir. Bu iş adımları uygulandığı takdirde iş sürekliliğini sağlamak herkes için çok daha kolay olacaktır. Son olarak yönetimler, çalışanlar ve paydaşları için çalışma alanlarında gerçekleşecek olası risklerde neleri ‘taahhüt’ ettiğini yazılı bir şekilde kapıya asmalıdır!